【中小企業必見】会社規程を整備する重要性とは？
最終更新日:2025/03/22
企業では経営者の方針や現場の判断で業務が進むことが多いですが、社内ルールが明確でないと、社員ごとに解釈が異なり、トラブルや非効率が生じやすくなります。
例えば、労働時間や経費精算のルールが曖昧だと、社員が適切な対応ができず、不満や混乱を招くことになります。
また、労務管理が適切に行われていないと、知らないうちに労働基準法違反となり、訴訟や行政指導のリスクが高まります。
さらに、取引先や金融機関にとっても、しっかりした規程を持つ企業は「信頼できる会社」として評価されやすくなります。
つまり、会社規程を整備することは、トラブルを防ぎ、労務管理を強化し、企業の信用を高めるために不可欠なのです。
本記事では、なぜ企業で会社規程を整備する必要があるのか、整備するメリットや具体的な整備方法についてわかりやすく解説します。
｜はじめに：会社規程とは何か？
会社規程とは、企業が業務を円滑に遂行するために定める社内ルールのことを指します。
就業規則や給与規程、経費精算規程など、様々な種類が存在します。特に中小企業や小規模事業者にとって、規程を整備することは、企業の成長と安定に欠かせない要素となります。
｜会社規程がなぜ必要なのか？
中小企業や小規模事業者にとって、会社規程の整備は「企業の健全な運営」に直結します。
具体的な理由として、以下の3点が挙げられます。
・社内ルールの明確化
規程を整備することで、社員が会社のルールを理解しやすくなり、トラブルを未然に防ぐことができます。
・労務管理の強化
適切な就業規則がない場合、労働基準法に違反している可能性があり、トラブルの原因となることがあります。
正しく規程を整備することで、コンプライアンスの強化が図れます。
・企業の信頼性向上
取引先や銀行、投資家などの関係者に対して、きちんとした社内ルールを持つことで信用を獲得しやすくなります。
｜会社規程がもたらすメリット
会社規程を整備することには、以下のようなメリットがあります。
・労務トラブルの防止
適切な就業規則を作成し、従業員に周知することで、労務問題のリスクを軽減できます。
・業務の効率化
各種業務の進め方を明文化することで、社員間の混乱を防ぎ、業務の生産性を向上させることができます。
・コンプライアンスの強化
法律や規則を守る体制を整えることで、企業が健全に成長できる環境を作ることができます。
｜会社規程を整備する際のポイント
会社規程を作成・整備する際には、以下の点に注意する必要があります。
・自社の実態に合った規程を作成する
他社の規程をそのままコピーするのではなく、自社の実情に合ったルールを設定することが重要です。
・定期的な見直しを行う
法律の改正や会社の成長に伴い、規程を見直すことが求められます。
最低でも年に1回は見直しを行いましょう。
・社員への周知を徹底する
規程を作成しても、社員が内容を知らなければ意味がありません。
説明会や研修を実施し、理解を深めてもらうことが大切です。
｜会社規程の具体的な整備方法
会社規程を整備するには、以下の手順を参考にするとスムーズに進められます。
・必要な規程をリストアップする
まず、自社に必要な規程を整理します。最低限整備すべき主な規程は以下の通りです。
・社員の就業に関する規則（就業規則）
・社員に支給する給与に関する規程（給与規程）
・会社の経費に関する規程（経費精算規程）
・会社情報の取り扱いや情報漏洩対策に関する規程（情報セキュリティ規程）
※会社の規模や業態によって異なりますのでご注意ください。
・ひな形を活用し、自社向けにカスタマイズする
厚生労働省や業界団体が提供しているひな形を活用すると、作成の負担が軽減されます。ただし、そのまま利用せず、自社の実態に合わせたカスタマイズが必要です。
・専門家のアドバイスを受ける
社会保険労務士や中小企業診断士に相談することで、法的リスクを回避し、実用的な規程を作成できます。
・社内で承認を得て正式に導入する
作成した規程は、経営者や役員の承認を得て正式に社内規程として導入します。その際、社員に向けた説明会を実施し、内容を周知徹底しましょう。
・定期的に見直し、更新する
規程は一度作成して終わりではありません。労働法の改正や企業の成長に応じて、定期的に見直し、必要な更新を行いましょう。
｜まとめ
会社規程の整備は、中小企業や小規模事業者にとって、企業の安定した運営や信頼性向上に不可欠な要素です。
・社内ルールを明確化することでトラブルを防げる
・労務管理の強化につながる
・企業の信用を向上させる
・業務の効率化とコンプライアンス強化が可能
・適切な手順で規程を作成し、定期的な見直しが必要
これらのメリットを享受するためにも、まずは基本的な規程の作成から取り組んでみてはいかがでしょうか？
適切な会社規程を整備し、企業の成長を支える強固な基盤を築きましょう！
